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標書制作的詳細流程


  制作一份好的標書,必須知道標書的制作整個流程,按標書制作的流程進行規范來進行制作,避免在投標中失誤。 如果在標書制作過程中出現紕漏,造成不可逆轉的錯誤,投標失敗。所以必須知道整個標書的制作流程,是有好處的。



標書制作的詳細流程



  投標小組會議:

  明確此標書制作總負責人,協助人(如涉及跨部門協助的需部門負責人到會),明確分工,交代要點。

  一、投標項目報名及招標文件購買

  1.1、投標人的選定。依照招標公告及招標文件中規定的合格投標人所具備的條件和采購設備所屬的醫療器械類別,選定符合合格投標人條件及具有該設備經營資格的1-3名投標人。

  1.2、招標文件的購買。詳細閱讀招標文件規定的報名方式、報名所需提供的資料及報名費用,并準備報名所需的資料及報名費用。注意報名截止日期。

  報名方式分為:現場報名或資質文件傳真報名(詳見各招標文件具體要求)。

  現場報名,需攜帶報名所需的資質文件及報名費用到指定地點進行報名。提交資質文件及繳納報名費用后,向招標代理機構索取招標文件和發票或收據。

  資質文件傳真報名,需將招標文件要求的資質文件及報名費用匯款憑證傳真至招標文件指定的傳真號碼,傳真后打電話確認招標代理機構是否收到并索取招標文件。

  報名常用資質文件包括但不限于:法人代表授權委托書(見附件1)

  投標人營業執照

  投標人醫療器械經營許可

  投標人稅務登記證(國稅、地稅)

  報名費用繳納憑證或現金

  注:根據招標文件的具體要求提交資質證件的正本或副本、原件或復印件(復印件必須加蓋公章),及其他特殊要求的資質文件。

  報名費用繳納方式:現金繳納或銀行轉賬。

  現金繳納需要委托代理人攜帶招標文件規定的報名費用到招標文件要求的指定地點進行現場繳納并索取發票或收據。

  銀行轉賬繳納,提取招標文件中的匯款要求填寫支付申請單(見附件2)交由財務進行匯款(應提醒財務在匯款單備注標明招標編號及用途,方便公司匯款查詢及招標機構收款查詢,如招標文件另有其他要求應嚴格執行),匯款后將匯款憑證傳真至招標代理機構,并打電話確認。涉及到陪標單位,需先通過我司的私人賬戶將費用匯至陪標公司指定的私人賬戶,匯款后需通知對方查收并督促、監督對方通過陪標公司的公帳將費用匯入招標文件指定賬戶,并索取繳納憑證。電話詢問招標機構是否收到。

  二、投標保證金的繳納

  詳細閱讀招標文件關于投標保證金的繳納說明,明確保證金提交形式、保證金繳納金額、保證金截止日期,提取重要信息填寫支付申請單,交由財務辦理,具體程序同報名費用繳納相同。

  投標保證金繳納方式:銀行轉賬或電匯、現金繳納、銀行匯票等形式。具體操作需嚴格按照招標文件要求執行。

  注:保證金的繳納預計在截至時間前4天左右繳納,以防特殊情況導致保證金不能及時到賬而錯過時間廢標。匯款完成后兩個工作日內應打電話咨詢招標機構是否保證金已到賬。

  保證金匯款回單必須按招標文件要求密封。

  三、投標書制作

  3.1、投標價格確認:仔細閱讀招標文件提取相關信息填寫“項目情況一覽表”(見附件三),交由項目負責人確認投標報價及其他需要負責人確認的相關事宜。

  3.2、資質文件的收集:列明招標文件要求的資質文件清單,并逐一準備確認證件的有效期、經營范圍等關于資質文件時效性、經營范圍等相關信息,需要他人提供的資質文件,需提前告知對方,并規定對方最晚提供資料的時間。如對方快遞資料,需先所取文件的掃描件再索取快遞公司電話、快遞單號,進行及時跟蹤以確保文件能及時送到。如對方有無法提供的文件,應列舉清楚并及時作出處理決定。如過期資質文件需自行整理、修改的,需嚴格按照資質文件相應的法律法規規定的形式、日期期限進行修改,務必做到前后一致(原則上修改前后要征得公司同意和認可)。搜集整齊的資料,按順序放好,編排整齊方便標書最后的順序整編。

  資質文件分為:投標人資質文件、產品供應商資質文件及貨物證明文件。

  投標人資質文件包括但不限于:

  投標人營業執照副本

  投標人醫療器械生產或經營許可證副本

  投標人稅務登記證副本(國稅、地稅)

  投標人組織代碼證副本

  投標人近期財務報表或審計報告(資產負債表、現金流量表、損益表)

  投標人近期納稅證明

  投標人近期社會保險繳納證明

  投標人獲獎證書、榮譽證書、ISO認證證書等其他提升投標人形象的相關文件

  項目負責人及主要技術人員的學歷證明或職稱等級證明

  產品供應商資質文件包括但不限于:

  針對投標項目的產品授權書(如供應商為經銷商,需出具產品生產商或總代理出具的經銷授權)

  供應商營業執照副本

  供應商醫療器械生產或經營許可證副本

  供應商稅務登記證副本(國稅、地稅)

  供應商組織代碼證副本

  供應商獲獎證書、榮譽證書、ISO認證證書等其他提升供應商形象的相關文件

  貨物證明文件包括但不限于:

  醫療產品注冊證、登記表(注冊證過期,應提供藥監局出具的延期受理證明)

  進口、出口產品應有EN認證、FDA認證或CE認證

  國產產品屬于強制性產品目錄的應具有CCC強制性產品認證

  其他特殊產品應具有該產品所屬行業領域的相關認證和注冊證明

  注:請根據招標文件具體要求提供相應資質證明文件,及其他特殊的資質證明文件。

  3.3、投標書格式文件的填寫:按照招標文件提供的格式逐一順次填寫,邊填寫邊檢查。

  價格文件的填寫:注意價格大、小寫、單價、總價、總計是否一致。

  資格文件的填寫:注意語句描述是否通順、是否有錯別字以及標點符號。

  商務和技術偏離表的填寫:應對招標文件的商務條款、技術條款逐一填寫響應,主標設備勿出現負偏離。陪標設備勿出現正偏離。根據招標文件中的評分標準,粗略計算得分,不得出現陪標得分高于主標得分。

  產品配置:嚴格依據廠家提供的配置。不能任意多加,也不能隨意刪減(除非有意改動要征得公司同意)。

  3.4、投標書的初步整理:將3.3項內所有格式文件與資質文件編排制一起。進行目錄的初步編排,并檢查主標與陪標文件勿出現交叉及雷同現象。

  3.5 如果招標文件沒有要求,頁碼最好手寫。

  3.6 根據手寫的頁碼,來完善目錄頁碼

  注:對招標文件個別條款不明確的,應及時與招標機構溝通,以確保及時有效的完成投標文件的編制。

  四、投標文件的檢查工作

  在投標文件編排完整自檢之后及沒有出現明顯錯誤的前提下,將投標文件交由項目負責人審查(采取交叉審核的方法)。投標文件審查時間定在投標代表索要投標書日期的前2天交由負責人審查。

  五、投標文件的簽字蓋章

  對審查及修改完畢的投標文件進行簽字蓋章。

  5.1、簽字應注意法定代表人簽字、授權代表簽字及見證人簽字的名字。法定代表人為投標單位營業執照上的法人代表。授權委托人為代表投標單位參加投標的委托人。見證人為證明法人代表及授權委托人的其他人。

  注:委托代理人或見證人要與辦理項目報名事宜的委托代理人一致,主標與陪標文件勿出現人名交叉及雷同現象(建議提前草擬好簽字人名單,防止時間緊急時簽字失誤)。

  5.2、對投標文件的蓋章。投標文件應逐頁蓋章,如該頁標明“蓋章”的位置,章應蓋在指定位置之上。如未標明“蓋章”位置,應蓋在有投標人名稱的位置上。如未有投標人名稱,應壓住文字蓋在頁面的右下方。

  注:投標人公章勿蓋在其他公司公章之上。如現有的投標人公章與文件中原有的投標人公章不一致時,應將文件替換成無公章件再蓋章。如招標文件規定復印件也需要加蓋紅章,應將投標書復印完再加蓋公章,不可在有公章的復印件上加蓋公章。

  六、投標文件的復印、裝訂及密封

  6.1、投標文件的復印。將排版完整、簽字、蓋章后的投標文件,按照招標文件規定的投標文件副本份數+1(“1”為公司備份件)進行復印。復印后應檢查復印的是否清晰,有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉現象。

  6.2、投標文件的裝訂。將復印好的投標文件按照招標文件要求的裝訂方式裝訂,如招標文件無要求裝訂方式,可自行選擇裝訂方式。裝訂方式分為打孔、膠裝(建議用打孔,便于發現錯誤時做改動,但要注意裝訂是否牢固,不得出現活頁、掉頁)。

  6.3、投標文件的密封。根據招標文件要求準備投標文件密封袋。主標與陪標文件應在符合招標文件密封要求的前提下,變換包裝的顏色、形式、字體,勿出現雷同現象。如招標文件未詳細規定密封要求,可自行進行標書密封,主標與陪標文件應變換包裝的顏色、形式、字體,勿出現雷同現象。

  6.4、投標文件的封口。在未得到項目負責人或投標代表同意的前提下,投標文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章后預留封口,由投標代表整理后自行密封。

  七、開標前的準備工作

  在完成投標文件密封準備工作后,應將開標時間、開標地點、招標機構聯系人、聯系電話、招標文件、投標文件明細清單及招標文件規定其他在開標前需要提交的資料(包括但不限于:投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現金、公章、印盒、修改文具等)交由投標代表熟悉和備用。

  八、開標后的整理、跟進工作

  (備用)投標文件收回存檔。

  公司信息、產品信息、文件資料整理歸檔。常用的建立紙質資料夾。

  召開投標總結會議(開標后的1周內)。

  中標公告公示期滿后,辦理中標通知書領取、投標保證金退還、中標單位中標服務費繳納、合同簽訂等跟進工作。具體辦理應與招標機構溝通。應及時告知陪標公司注意查詢投標保證金是否退還,如退還應及時督促陪標公司將公司原先匯入陪標公司的投標保證金退還回來,并告知公司財務查收。同時建立保證金往來檔案。

  常用法規查閱:

  醫療器械分類目錄

  醫療器械注冊管理辦法

  醫療器械監督管理條例

  醫療器械經營許可證管理條理

  中華人民共和國招投標法

  中華人民共和國政府采購法

  廣東省實施〈中華人民共和國政府采購法〉辦法

  日期: 年 月 日

  后附:附件一

  附件二

  附件三

  附件一

  法人授權委托書

  (法定代表人姓名)作為(投標人名稱)的法定代表人,現授權委托(委托代理人姓名)作為我司代表,辦理(項目名稱及招標編號)報名事宜。

  公司名稱(公章):

  法定代表人(簽字):

  授權時間: 年 月 日

  地址:

  聯系人:

  聯系電話:

  Email:

  附件二

  支付申請單

  收款單位:

  用途 :開戶銀行:

  賬號:

  匯款方式:

  金額(大小寫):收款方聯系人:

  收款方電話:收款方傳真:

  備注:申請人:

  日期:

  項目負責人:

  會計審核:

  附件三

  項目情況一覽表

  項目名稱/

  采購單位名稱

  項目編號

  開標時間

  投標地點

  主標投標人

  投標代表

  陪標1投標人

  投標代表

  陪標2投標人

  投標代表

  保證金提交形式

  保證金金額

  保證金截止日期

  標書裝訂密封

  要求及標書份數

  項目預算

  報價要求

  付款方式

  售后服務期

  交貨時間地點

  招標采購

  設備明細

  投標報價

  投標文件

  索要時間

  項目負責人簽字

  以上就是一份普通標書制作詳細流程,當然在實際標書制作過程中,也可以稍稍的調整。也可根據如標書要求來制作。

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創建時間:2018年3月16日 21:41
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